संगठन तथा व्यवस्थापन सर्वेक्षण समितिबाट संगठन संरचना र दरबन्दी तेरिजसंगै तयार भएको यस कार्यालय र अन्तर्गतका कार्यालयहरुको कार्यविवरण देहाय बमोजिम रहेको छ :
क. प्रशासन शाखा
- जिल्ला तथा मातहतका कार्यालयहरुको प्रशासनिक काम गर्ने ।
- हुलाक सेवा विभागमा नियमित प्रतिवेदन गर्ने ।
- विभागबाट सहमति लिई कर्मचारी व्यवस्थापन व्यवस्थापन गर्ने ।
- सरुवा बढुवा नियुक्तीका टिप्पणी उठाउने सदर गराउने ।
- कर्मचारीको व्यक्तिगत विवरण फाइल, का=स=मू=, प्रशासन सम्बद्व कागजात, फाइल, निवेदन एवं प्रतिवेदनको अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने।
- कर्मचारीहरुको हाजिरी तथा विदा सम्बन्धी अभिलेखको व्यवस्थापन, कार्यहरुको नियमित अनुगमन तथा निरीक्षण गर्ने ।
- कार्यरत कर्मचारीले गरेको आचरण विपरीतको कार्यउपर आवश्यक कार्यवाही सिफारिस गर्ने।
- अवकाश हुने कर्मचारीको अभिलेख र सोको कार्यवाही सम्बन्धी कार्य गर्ने ।
- कार्यालयको दरबन्दी र पदपूर्तिको विवरण अद्यावधिक गर्ने एवं रिक्त पद पुर्तिका लागि लोकसेवा आयोगमा माग पठाउने ।
- मासिक, त्रैमासिक, वार्षिक विवरण तयार गरी सम्बन्धित निकायमा पठाउने ।
- पालिका हुलाक कार्यालय व्यवस्थापन, समन्वय र अनुगमन गर्ने ।
- विभिन्न शाखाहरुका कार्यको नियमित निरीक्षण एवं समन्वय गर्ने।
- कार्यालय प्रमुखको निर्देशनमा अन्तर्गतका कार्यालयहरुको निरीक्षण, अनुगमन एवं प्रतिवेदन गर्ने ।
- कार्यालयमा प्राप्त हुलाक वस्तुहरु (चिठीपत्र, पार्सल आदि) लाई सम्बन्धित शाखा, डेलिभरी एजेन्ट समक्ष जिम्मा लगाउने ।
- कार्यालयको तर्फबाट अन्यत्र प्रेषण गर्नुपर्ने चिठीपत्र आदि कार्यालय प्रमुखसँगको समन्वयमा तयार गरी पठाउने कार्य ।
- कार्यालयको समग्र अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने ।
- हुलाक वस्तु, टिकटको अवस्थाको टिपोट गरी विवरण पठाउने ।
- एफ=एम= रेडियो, केवल नेटवर्कहरुको नियमानुसार नवीकरण र रोयल्टी संकलन एवं सोको रिपोर्टिङ्ग सम्बन्धी कार्य गर्ने ।
- सूचनाको हकको त्रैमासिक अनुगमन एवम् आवधिक रुपमा लोक कल्याणकारी विज्ञापन प्रसारणको अनुगमन र सोको रिपोर्टिङ्ग सम्बन्धी कार्य गर्ने ।
- जिन्सी व्यवस्थापनमा सहयोग र समन्वय गर्ने ।
ख. डाँक शाखा
- हुलाक वस्तु दर्ता तथा वितरण गर्ने ।
- हुलाकबाट प्रदान हुने गरिएका सेवाहरुको प्रचारप्रसार तथा प्रबर्द्धन गर्ने ।
- हुलाक वस्तुको संकलन, ढुवानी तथा वितरणको कार्यलाई प्रभावकारी बनाउने ।
- डाँक सम्बन्धित कार्यको नियमित प्रतिवेदन गर्ने ।
- आन्तरिक तथा वैदेशिक द्रुत डाँक सेवा सम्बन्धी काम गर्ने ।
- आन्तरिक तथा वैदेशिक डाँकहरुको अभिलेख तौल आइटम छुट्टिने गरी राख्ने।
- डाँक थैलाहरु कार्यालय प्रमुखको प्रत्यक्ष रोहरवरमा खोल्ने र बन्द गर्ने ।
- प्राप्त भएका र वितरण भएका हुलाक वस्तुहरुको निर्दिष्ट फारामहरुमा अभिलेख राख्ने ।
- हुलाक बस्तुको संकलन तथा वितरणको कार्य अनिवार्य रुपमा आन्तरिक ट्रयाकिङ्ग प्रणाली (PITS)मा प्रविष्ट गराई सेवा प्रवाह गर्ने गराउने यसको लागि नियमित रुपमा अनुगमन/सुपरीवेक्षण गरी प्रभावकारी रुपमा सञ्चालनमा ल्याउने ।
- सही अवस्थामा प्राप्त नभएका हुलाक वस्तुहरुका सन्दर्भमा तुरुन्त एरर नोट खडा गरी कार्यालय प्रमुखबाट प्रमाणित गराई राख्ने ।
ग. जिन्सी शाखा
- मालसामानको उचित भण्डारण, कार्यालय प्रमुख र लेखा प्रमुख सँगको समन्वयमा आवश्यक मालसामान खरिद तथा दाखिला गर्ने र माग बमोजिम हस्तान्तरण गर्ने ।
- जिन्सी मालसामानको सम्बन्धित खातामा अभिलेख राख्ने ।
- कार्यालय प्रमुखबाट नियमानुसार आवधिक रुपमा जिन्सी निरीक्षण गराउने ।
- जिन्सी निरीक्षण प्रतिवेदनमा उल्लिखित मालसामानको अवस्थाका आधारमा लिलाम बिक्री, मिन्हा, लगत कट्टा आदि गर्ने ।
- जिन्सी मालसामानलाई व्यवस्थित गरी चुस्त, पारदर्शि र सुरक्षित बनाउने ।
घ. टिकट व्यवस्थापन शाखा
- प्राप्त हुलाक टिकटको संरक्षण एवं समूचित सुरक्षा र व्यवस्थापन गर्ने ।
- टिकट बिक्रीबाट प्राप्त रकम नियमानुसार राजस्व दाखिला गर्ने ।
- नपुग टिकट सम्पूर्तिको लागि सम्बन्धित निकायमा लेखी पठाउने ।
- नियमानुसार हिसाब राखी पालिका हुलाक तथा अतिरिक्त हुलाकहरुलाई उज्राती टिकट प्रदान गर्ने र सोको फर्छौट नियमानुसार गर्ने ।
- टिकट प्राप्ती, मौज्दात, सम्पूर्ति, उज्राति आदिको विवरण अद्यावधिक गरी आवधिक रुपमा कार्यालय प्रमुखबाट प्रमाणित गराई राख्ने ।
- टिकट सम्बन्धी कारोवारको विवरण चुस्त दुरुस्त राखी लेखापरीक्षण गराउने ।
च. आर्थिक प्रशासन शाखा
- कार्यालयका लागि विनियोजित बजेट खर्चको मासिक तथा बार्षिक योजना बनाउने ।
- प्राप्त बील, भरपाई, निवेदन आदि प्रमाणका आधारमा निकासा लिई भुक्तानी दिने ।
- नपुग हुने बजेटको अग्रीम एकीन गरी माग गर्ने ।
- सबै भुक्तानी एवं खर्चहरुको प्रचलित कानुन बमोजिम निर्दिष्ट फारामहरुमा अभिलेख राख्ने ।
- कार्यालयलाई प्राप्त हुने जुनसुकै विषयको आम्दानीको विवरण राखी प्रचलित कानुन बमोजिम सम्बन्धित शीर्षकहरुमा राजस्व दाखिला गर्ने ।
- आम्दानी तथा खर्चको विवरण चुस्त र दुरुस्त राखी -मासिक, चौमासिक एवं बार्षिक_ आवधिक रुपमा सम्बन्धित निकायमा पठाउन।
- नियमानुसार आन्तरिक तथा अन्तिम लेखापरीक्षण गराई कारोबारको पारदर्शिता, जवाफदेहिता र वैधानिकता प्रवर्धन गर्ने ।
छ. पालिका हुलाक कार्यालय
- हुलाक वस्तु दर्ता गर्ने।
- हुलाक वस्तु वितरण गर्ने ।
- टिकट बिक्री गर्ने।
- डाँक सञ्चालन गर्ने ।
- सीमाना जोडिएका पालिका हुलाक कार्यालयहरुले सीमानामा रहेका पालिका हुलाक कार्यालयबाट डाँक आदानप्रदान गर्ने व्यवस्था मिलाउने (अर्को जिल्लाको पालिका हुलाक कार्यालयसँग समेत) तथा सोको अभिलेख जिल्ला हुलाक कार्यालयमा पठाउने ।
- कार्यालयमा भए गरेको कामको नियमित प्रतिवेदन गर्ने ।
- हुलाक कार्यालयबाट प्रदान हुने सेवाहरुको प्रचारप्रसार तथा प्रबर्द्धन गर्ने।
- सरोकारवाला निकायहरुसंग समन्वय र सहजीकरण गर्ने ।
- हुलाक सेवा संचालन र व्यवस्थापनसँग सम्बन्धित अन्य कार्यहरु गर्ने ।
- समयसमयमा जिल्ला हुलाक कार्यालयको निर्देशन बमोजिम कामहरु गर्ने ।
छ. हुलाक काउन्टर
- हुलाक वस्तु दर्ता गर्ने।
- टिकट बिक्री गर्ने।
- आवश्यकता अनुसार हुलाक वस्तु वितरण गर्ने ।
- जिल्ला हुलाक कार्यालय/पालिका हुलाक कार्यालयका प्रमुखले तोके बमोजिम अन्य काम गर्ने ।
